54-ФЗ говорит о том, что стоматологические клиники обязаны использовать онлайн-кассу с контрольно-кассовым терминалом (ККТ). Поэтому ведение учета финансовых операций с помощью ККТ является обязательным. Современные онлайн-кассы отвечают требованиям законодательства и значительно упрощают процесс ведения бухгалтерии. А с 2021 года электронный чек на стоматологические услуги и других сферах на законодательном уровне приравняли к бумажному. Разбираемся, как работают онлайн-кассы и чем они полезны для бизнеса.
Обязательна ли онлайн-касса для стоматологической клиники?
Согласно законодательству, стоматологические клиники обязаны передавать данные в налоговые органы в режиме реального времени — это делается с помощью онлайн-касс, которые позволяют избежать штрафов и санкций. Онлайн-кассы автоматизируют расчеты, сокращая время на оформление платежных документов и уменьшая количество ошибок из-за ручного ввода информации.
Кроме того, быстрое и удобное оформление чеков с возможностью отправки документа в электронном виде положительно влияет на клиентский опыт пациентов стоматологии.
При выборе онлайн-кассы стоит обратить внимание на следующие моменты:
- Совместимость с ПО. Проверьте, что новый сервис совместим с существующими программами для учета и управления пациентами.
- Функциональность. Некоторые кассы дают возможность отслеживать запасы, вести CRM-системы и проводить аналитику.
- Поддержка и обслуживание. Выбирайте поставщика, который предлагает поддержку, чтобы оперативно получать помощь в случае возникновения непредвиденных сложностей.
- Цена. Сравните цены на разные онлайн-кассы и выберите ту, которая вписывается в бюджет, при этом не забывая о необходимых для работы функциях.
- Отзывы. На финальном этапе выбора ознакомьтесь с отзывами других стоматологических клиник, которые уже используют тот или иной сервис.
Онлайн-кассы дают возможность анализировать финансовые данные, а также понимать прибыль и расходы — это важный инструмент для повышения эффективности стоматологии.
Все ли стоматологические организации обязаны применять онлайн-кассу?
Независимо от того, какая у стоматологической организации форма собственности, она должна применять онлайн-кассу — это правило распространяется на все виды клиник, а также на индивидуальных предпринимателей, предоставляющих стоматологические услуги. Правда, существует и несколько исключений.
Кто может обойтись без использования онлайн-кассы:
- Стоматология, которая является малым предприятием и осуществляет расчеты только наличными, не превышая установленный лимит дохода.
- Некоммерческие стоматологические организации, которые не ведут предпринимательскую деятельность и не получают дохода от услуг.
- Стоматология, которая работает исключительно с юридическими лицами по безналу.
Несмотря на возможные исключения, применение онлайн-касс является стандартным для большинства стоматологий. К тому же, в законы регулярно вносят изменения, поэтому не стоит отказываться от установки этого вида оборудования.
Возможна ли замена бумажного чека электронным?
Замена бумажного чека на стоматологические услуги электронным является возможной с 2021 года, об этом говорит 54 ФЗ. При этом отправка электронных чеков пациентам может осуществляться различными способами: по электронной почте, через SMS-уведомления, мобильные приложения или мессенджеры в течении суток с момента получения оплаты.
Передача информации осуществляется с помощью оператора фискальных данных (ОФД), который гарантирует законность и надежность расчетов:
- После проведения платежа формируется чек, соответствующий установленным правилам.
- Чек автоматически передается ОФД.
- Сведения о кассовом чеке хранятся у ОФД определенное законом время — это необходимо для налогового учета и контроля со стороны Федеральной налоговой службы (ФНС).
- Если чек успешно передан в ОФД, клиника получает фискальный признак, который подтверждает законность проведения операции и обязателен к включению в чек.
- В электронном чеке обязательно должна быть указана услуга, за которую взимается оплата.
Такой подход позволяет избежать нарушений и направлен на защиту прав пациента клиники. Для стоматологии замена бумажного чека электронным позволяет улучшить сервис и упростить документооборот.
Принцип работы онлайн-кассы и преимущества для стоматологии
Работа онлайн-касс основана на автоматизации расчетов и связи с фискальными данными, что дает возможность эффективно управлять финансами и соответствовать законодательству.
При проведении платежа, система создает чек на стоматологические услуги в электронном виде, с указанием наименования товара или услуги, стоимости, размера налога и реквизитов продавца. Отправка чека ОФД происходит автоматически, в режиме реального времени, что обеспечивает доступность сведений по каждой операции для налоговых органов.
После передачи данных касса получает чек на стоматологические услуги — подтверждает легальность операции, информация о которой сохраняется в облачном решении и на локальных серверах, с целью упрощения доступа для бухгалтерии. Автоматизация этих процессов помогает сократить временные и трудовые затраты на ведение документооборота, снижая операционные расходы клиники.
Как выбрать подходящую онлайн-кассу для стоматологической клиники
Помимо генерации электронных чеков, объединения с другими программами и автоматизированными отчетами важно обращать внимание на менее очевидные особенности, такие как интуитивно понятный интерфейс, доступность кассовой ленты, применяемой в терминале, вариативность и возможность адаптировать сервис, убирая и добавляя новые подразделения и опции.
Выбрав конкретный вариант убедитесь, что онлайн-касса соответствует всем предъявляемым законом требованиям и обладает необходимыми функциями. Затем проверьте надежность оператора фискальных данных, который будет обрабатывать и хранить данные о транзакциях, после чего заключите с ним договор.
Порядок регистрации онлайн-кассы для стоматологии
Завершив с установкой онлайн-кассы нужно зарегистрировать ее в ФНС. Для этого потребуется заполнить соответствующее заявление и предоставить необходимые документы: договор с ОФД, паспорт кассового оборудования и сведения о владельце бизнеса.
Затем собственнику стоматологии выдается фискальный знак, который подтверждает легальность работы онлайн-кассы и необходим для формирования электронных чеков. Как только все условия выполнены, можно начинать использовать онлайн-систему. Проводя первые чеки убедитесь, что все операции фиксируются верно и данные поступают в ОФД.
Онлайн-кассы значительно упрощают ведение документооборота, исключают вероятность ошибки, делают финансовые операции прозрачными и позволяют соблюсти требования законодательства. Вот почему этот инструмент используется практически во всех успешных стоматологиях.
Статьи на сайте Demokrat носят информационный характер и не являются прямым руководством к действию, эти материалы не заменяют полноценных консультаций по тем или иным вопросам, связанным с работой медицинских учреждений.
