Согласно ФЗ №152, стоматология не может вести карты амбулаторного учета и собирать информацию о пациентах без согласия на обработку персональных данных в стоматологии и своевременной отправки уведомлений в Роскомнадзор (РКН). Невыполнение этих требований может обернуться штрафами, судебными разбирательствами и даже приостановкой деятельности. Рассказываем про основные этапы обработки данных, представляющих личную и медицинскую тайну, а также про способы подачи уведомлений в Роскомнадзор.
Пошаговое заполнение уведомления
Форму для подачи уведомлений об обработке персональных данных (ПД) пациентов в Роскомнадзор можно найти в приложении номер один к приказу Роскомнадзора №180. Согласно этому документу по каждому новому пациенту стоматологии в РКН необходимо предоставлять следующие сведения:
- Юридическое наименование клиники и юридический адрес, по которому зарегистрирована стоматология, ИНН и ОГРН, а также телефон и электронную почту, для обеспечения обратной связи.
- Цели обработки и хранения ПД — в стоматологии это предоставление стоматологических услуг, ведение медицинской документации, учет и анализ качества оказываемых услуг.
- Категории данных — основные идентификационные данные, такие как номера паспорта и страхового полиса, дата рождения, номера телефонов и адреса электронной почты, а также информация о ранее перенесенных пациентом заболеваниях и медицинских вмешательствах.
- Используемые в клинике способы защиты данных — шифрование, разграниченное установление прав доступа, меры защиты от киберугроз.
- Применяемые ИСПДн — в какой информационной системе осуществляется обработка данных, а также программные решения и медицинские программы, которые используются при работе с информацией.
Заполнение уведомлений при работе с ПД направлено на обеспечение законодательных прав пациентов и является обязательным для всех медицинских организаций в России.
Способы подачи уведомления в Роскомнадзор
Существует несколько способов подачи таких уведомлений. Наиболее удобный из них — подача через официальный сайт Роскомнадзора или портал Госуслуг. Чтобы быстро и эффективно отправлять документы и отслеживать их статус потребуются лишь регистрация в личном кабинете и наличие электронной подписи.
Более медленный вариант — заказное письмо с уведомлением о вручении. В этом случае необходимо сохранять все документы и квитанции, чтобы иметь возможность подтвердить дату отправки и получения письма адресатом. Также возможно отправление уведомлений по факсу или подача напрямую через офис Роскомнадзора, если такой формат подачи доступен в местном филиале организации.
Что грозит за несоблюдение требований закона
В случае нарушения законодательства в части защиты личных данных, а также сведений, представляющих медицинскую тайну, организацию ждут штрафы в размере от 10 до 100 тыс рублей, для отдельных должностных лиц предусмотрены штрафы до 20 тыс рублей. Дополнительно выдается предписание к устранению нарушений, которое может сопровождаться постановлением о приостановке деятельности до выполнения предписания.
Если ненадлежащее исполнение законодательства привело к утечке данных, может быть возбуждено уголовное дело. Иногда, по инициативе пациентов, могут возникать гражданские иски к организации, а сама ситуация с утечкой информации о пациентах чревата возникновением репутационных потерь. Поэтому старайтесь обеспечивать надлежащее хранение и обработку ПД.
Как CRM-система помогает с обработкой персональных данных
Использование CRM-систем в стоматологии значительно упрощает процесс обработки персональных данных. Такие системы обеспечивают централизованное хранение, упрощая доступ к информации для специалистов клиники — подробные профили пациентов содержат всю информацию, необходимую для работы. Безопасность ПД пациентов обеспечивается за счет современных систем шифрования и многоуровневого доступа, а резервное копирование позволяет дополнительно защитить информацию.
Автоматизация. CRM-системы не только отвечают за хранение и защиту данных, но и помогают оптимизировать работу стоматологий:
- Пациенты могут самостоятельно записываться на прием онлайн, что сокращает время на обработку запросов и уменьшает нагрузку на сотрудников.
- Система может автоматически отправлять напоминания о предстоящих визитах, что снижает количество пропусков и улучшает планирование.
- CRM позволяет анализировать собранные данные, выявлять тренды и предпочтения, чтобы улучшать качество услуг и повышать удовлетворенность пациентов.
Дополнительные функции и настройки таких систем включают проведение адресных рассылок, которые создаются с учетом особенностей и потребностей конкретного пациента, а также установку автоматических напоминаний для сотрудников и другие инструменты повышения клиентского сервиса.
Правильный подход к хранению и защите данных, а также к соблюдению законодательства в этой сфере, позволяет избежать возможных рисков и улучшить уровень обслуживания, что положительно сказывается на обороте и выручке клиники.
Статьи на сайте Demokrat носят информационный характер и не являются прямым руководством к действию, эти материалы не заменяют полноценных консультаций по тем или иным вопросам, связанным с работой медицинских учреждений.
