Бухгалтерский учет в стоматологии имеет ряд особенностей, которые связаны со спецификой ведения медицинской деятельности. Здесь приходится учитывать такие нюансы, как работа с медицинской документацией, учет дорогостоящего оборудования, контроль медикаментов и материалов. При этом выбор общей (ОСН) или упрощенной (УСН) системы налогообложения напрямую влияет на финансовую отчетность и налоговую нагрузку стоматологии. Рассказываем про ключевые аспекты, в зависимости от выбранного налогового режима, и о том, как избежать распространенных ошибок при ведении бухгалтерии.
Учет операций при оплате стоматологических услуг пластиковыми картами
Любые расчеты в стоматологии требуют четкого отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Оплата картами предполагает зачисление средств на расчетный счет клиники при помощи платежных систем, что влечет за собой особенности документального оформления.
Типовая операция при эквайринге для ОСН подразумевает поступление оплаты от пациента и ее зачисление на дебетовый (Дб) счет 57 «Переводы в пути», откуда деньги, за вычетом комиссии, переходят на кредитный (Кт) счет 62 «Расчеты с покупателями», затем средства зачисляются на Дб 51 «Расчетный счет». Комиссия за эквайринг отражается на субсчете 91.2 «Прочие расходы». Для УСН «доходы» комиссия учитывается в расходах только при выборе объекта «доходы минус расходы».
Поступление оплаты фиксируются электронным чеком и платежным поручением от банка. При этом суммы в бухгалтерских документах указываются за вычетом комиссии банка, так как клиника получает на счет оплату с удержанным платежной системой процентом. Прием оплаты через терминал или работа с онлайн-платежами возможны только после заключения договора эквайринга.
На режиме ОСН НДС начисляется на полную стоимость услуги, даже если комиссия банка уменьшает фактический доход. На УСН «доходы» учитывается сумма указанная в чеке, вместе с НДС. Некорректного отражения комиссии эквайера лучше не допускать, так как это искажает финансовую отчетность.
Оптимизировать бухгалтерскую отчетность на этом этапе помогает возможность запрашивать детализированные выписки из банка, который предоставляет услуги эквайринга, а также интеграция бухгалтерских программ с CRM-системами, подробнее о которых рассказали здесь. Отслеживать задержки платежей позволяет отдельный субсчет для транзакций с эквайрингом.
Особенности учета НДС в стоматологии
Налог на добавленную стоимость — один из самых сложных аспектов бухгалтерии для стоматологических клиник на ОСН. Медицинские услуги по лечению и протезированию в большинстве случаев освобождены от НДС (пп. 2 п. 2 ст. 149 НК РФ), однако здесь есть свои исключения и нюансы при совмещении облагаемых и необлагаемых операций.
Освобождение от НДС не распространяется на:
- косметические процедуры — отбеливание или чистку зубов без медицинских показаний,
- продажу товаров — зубные щетки, пасты, капы и другие,
- услуги по договору аренды, например сдача кабинета.
Если клиника одновременно оказывает медицинские и косметические услуги, ведется раздельный учет НДС, а пропорция рассчитывается исходя из доходов по каждому виду деятельности.
Например, если клиника получила 1 млн руб. за лечение (без НДС) и 300 тыс. руб. за отбеливание (с НДС 20%), то доля облагаемых доходов считается по формуле — 23% (300 000 / 1 300 000). При этом 23% «входного» НДС по общим расходам, таким как аренда и коммунальные услуги можно принять к вычету. Проводки выглядят так: Дт 20 «Основное производство» — Кт 60 «Расчеты с поставщиками» для необлагаемых услуг; Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям» — Кт 60 «Расчеты с поставщиками» для облагаемых операций.
Спорные ситуации в судебной практике показали, что ортодонтические капы, которые изготовлены по медицинским показаниям, как правило признают лечебными изделиями, которые не облагаются НДС. Для имплантов НДС зависит от оформления документов: если стоимость включена в цену лечения, налог не начисляется, если импланты продаются отдельно они облагаются налогом.
Некоторые клиники ошибочно начисляют НДС на пародонтологическую чистку, хотя при наличии показаний она относится к медицинским услугам. Чтобы избежать недоразумений четко обозначьте и закрепите в учетной политике критерии разделения услуг, используйте разные субсчета для облагаемых и необлагаемых операций и регулярно проверяйте актуальность льгот. Так, в 2024 году перечень освобождаемых от НДС процедур изменился.
Сравнение бухучета в стоматологических клиниках на ОСН и УСН
Выбор системы налогообложения определяет налоговую нагрузку стоматологической клиники и весь процесс ведения бухгалтерского учета. Разберем ключевые отличия, которые важно учитывать при организации учета.
Особенности общей системы налогообложения (ОСН):
- обязательное ведение полноценного бухгалтерского учета,
- начисление и возмещение НДС,
- налог на прибыль 20%,
- налог на имущество организаций,
- сложная система отчетности.
Особенности упрощенной системы налогообложения (УСН):
- упрощенный бухгалтерский учет,
- отсутствие НДС, за исключением импорта,
- выбор объекта налогообложения: 6% от доходов или 15% от доходов минус расходы,
- минимальный набор отчетности.
На ОСН доход признается в момент оказания услуги, а на УСН при поступлении денег на счет. Например, при внесении предоплаты за лечение на ОСН доход еще не признается, а на УСН доход учитывается сразу при поступлении.
Выбирая УСН в режиме «доходы минус расходы», в качестве расходов можно учитывать только расходы из закрытого перечня ст. 346.16 НК РФ, такие как зарплата сотрудников, приобретение материалов и амортизация оборудования. На ОСН учитываются все обоснованные расходы, такие как полноценный учет амортизации, налог на имущество по остаточной стоимости и даже возможность вычета НДС при покупке оборудования.
ОСН лучше выбирать для крупных клиник с оборотом от 150 млн рублей в год, основные контрагенты которых плательщики НДС. УСН подойдет для небольших клиник и ИП, основные клиенты которых физические лица. Выбирая режим учитывайте, что при переходе с УСН на ОСН восстановить учет будет крайне сложно, поэтому лучше сразу закладывать возможность масштабирования бизнеса.
Учет медикаментов на ОСН строгий, с контролем срока годности и партионным учетом, на УСН упрощенный. Незавершенное производство на ОСН обязательно отражается в балансе, на УСН его можно не учитывать. Из-за простоты учета УСН предпочтительнее для небольших клиник.
Использование электронных карт пациентов для оптимизации бухгалтерского учета
Внедрение электронных карт пациентов (ЭКП) в современных медицинских информационных системах (МИС), которые интегрированы с бухгалтерскими программами, позволяет автоматически формировать финансовые документы на основе данных ЭКП, контролировать движение денежных средств, учитывать использованные материалы и формировать отчетность для налоговых органов. По завершении приема такая система автоматически создает медицинский отчет, чек ККТ, приходный кассовый ордер и делает проводки в бухгалтерской программе.
Каждая процедура, зафиксированная в ЭКП, автоматически попадает в регистр доходов, базу для налогового учета и статистическую отчетность. Система автоматически списывает пломбировочные материалы, анестетики и расходные средства с привязкой к конкретному пациенту и услуге.
Для ОСН это позволяет вести автоматическое формирование книг покупок и продаж, точный расчет НДС и раздельный учет облагаемых и необлагаемых операций, а для УСН проводить автоматический расчет налоговой базы, а также вести книгу учета доходов и расходов с контролем лимитов на доход. Также с помощью этих программ можно отслеживать историю платежей и предоплат, формировать реестр должников.
Ведение ЭКП, как и ведение бумажной документации, должно соответствовать 152-ФЗ о защите персональных данных и хранению информации на территории РФ, что включает наличие согласия на обработку данных со стороны пациента. При этом сохранение первичных документов и возможность проверки всех операций при ведении документации являются обязательными требованиями ФНС.
Электронные карты пациентов — это не просто цифровой аналог бумажной документации, а полноценный инструмент для оптимизации бухгалтерского учета. Их правильное внедрение и использование позволяет значительно сократить трудозатраты, минимизировать ошибки и повысить прозрачность финансовых процессов в клинике.
Варианты налогообложения при УСН: «доходы» vs. «доходы минус расходы»
Разберем ключевые отличия двух вариантов с учетом специфики медицинской деятельности. На УСН «Доходы» (6%) налог рассчитывается от всей выручки, а расходы не влияют на налоговую базу. К плюсам такого режима можно отнести минимальный учет затрат и простую отчетность.
УСН «Доходы минус расходы» (15%) рассчитывается по формуле: налоговая база = выручка – подтвержденные расходы. Это требует строгого учета всех затрат, а также допускает возникновение убытков, когда налог платится из прибыли, и требует более сложного документооборота.
Из-за специфики документооборота и законодательного регулирования стоматологических клиник, где к расходам относятся ФОТ, закупка материалов, аренда, амортизация оборудования и прочие факторы, при общих расходах более 60% вариант «доходы минус расходы» может быть выгоднее. Минимальная ставка для такого режима составляет 1% и вводится при работе в минус, впрочем такая ситуация является скорее исключением. Для ИП возможно сочетание УСН и патента на отдельные услуги
Бухгалтерские операции и проводки в стоматологической клинике
Ведение бухгалтерии стоматологической клиники требует особого внимания к типовым операциям и их корректному отражению. В стоматологической практике чаще всего встречаются такие операцие, как оказание услуг, закупка материалов и медикаментов, приобретение оборудования, расчеты с персоналом, арендные платежи и коммунальные расходы.
Типовые проводки для стоматологии выглядят так:
- Поступление оплаты от пациента: Дт 50 (51) Кт 62 — на сумму оказанных услуг.
- Начисление дохода: Дт 62 Кт 90.1 — признание выручки. Учет расходных материалов: Дт 10 Кт 60 — оприходование и Дт 20 Кт 10 — использование и списание. Приобретение оборудования: Дт 08 Кт 60 — вложение в ОС, Дт 01 Кт 08 — ввод в эксплуатацию и принятие к учету, ежемесячное начисление и списание амортизации Дт 20 Кт 02.
- Раздельный учет лекарственных препаратов по наименованиям с обязательным контролем сроков годности и соблюдения условий хранения. Проводки: Дт 10.6 «Медикаменты» Кт 60 — приобретение, Дт 20 Кт 10.6 — списание на себестоимость.
- Поштучный учет имплантов и дорогостоящих материалов выполняется с привязкой к конкретному пациенту и возможностью предоплаты.
- Налоговый учет операций для ОСН включает раздельный учет НДС, учет амортизации для налога на прибыль и ведение регистров налогового учета. Для УСН кассовый метод признания доходов, особый порядок учета основных средств и ограниченный перечень учитываемых расходов.
Наиболее распространенными ошибками, способными привести к искажению финансовой отчетности, при выполнении проводки становятся неправильное отнесение затрат, нарушение сроков списания материалов, неверное оформление первичных документов и ошибки в расчете амортизации. Чтобы избежать ошибок обучите персонал правилам документооборота и регулярно проводите инвентаризацию. Правильно выстроенная система учета позволяет минимизировать налоговые риски и получать достоверную финансовую информацию для управления клиникой.
Проведение бухгалтерских проводок в стоматологии
Грамотное отражение хозяйственных операций через бухгалтерские проводки — основа финансовой прозрачности стоматологической клиники. В стоматологической практике выделяют четыре основные группы операций: оказание медицинских услуг, оборот материалов, эксплуатация оборудования и сопутствующие операции.
Цикл учета услуги на ОСН включает проводки:
- Дт 62 Кт 90.1: 3 — выручка,
- Дт 90.3 Кт 68.2: 3 — НДС,
- Дт 50/51 Кт 62: 3 — оплата.
Сложные случаи в учете могут выглядеть следующим образом:
- Предоплата за имплантацию. Получение аванса: Дт 51 Кт 62.2 100% предоплата.
- Закупка импланта: Дт 41 Кт 60, с учетом НДС.
- Реализация услуги: Дт 62.1 Кт 90.1 — полная стоимость, Дт 62.2 Кт 62.1 — зачет аванса.
Для категории «Безвозмездные образцы» выполняется учет по рыночной стоимости: Дт 10 Кт 91.1 — оприходование, НДС с безвозмездной передачи — Дт 91.2 Кт 68.2.
Особое внимание при ведении бухгалтерской отчетности стоит обращать на проверку соответствия медицинских и бухгалтерских карт, контроль сроков годности материалов, еженедельные сверки остатков по партиям, ежемесячный анализ норм списания, а также проверку правильности кодов услуг.
Специфика учета медицинского оборудования в стоматологии
Ключевые аспекты бухгалтерского и налогового учета стоматологического оборудования включают классификацию оборудования по стоимости, до 100 тыс рублей как «материально-производственные запасы», дороже как основные средства. А также по функциональному назначению, с разделением на диагностическое, лечебное и вспомогательное.
Первичные документы: акт ввода в эксплуатацию (форма ОС-1), технический паспорт, сертификат соответствия и договор купли-продажи. Проводки при приобретении: покупка оборудования Дт 08 Кт 60, ввод в эксплуатацию Дт 01 Кт 08, НДС к вычету Дт 19 Кт 60, затем Дт 68 Кт 19. Списание на амортизацию оборудования выполняются единовременно, при сумме до 100 тыс рублей, или равномерно в течение года.
При наличии лицензии на мед деятельность можно использовать льготы по налогу на имущество для медицинского оборудования (ст. 381 НК РФ). Для оборудования в лизинге применяется ускоренная амортизация.
Учет материальных запасов в стоматологии
Классификация материальных запасов ведется по назначению: лечебные материалы, расходные средства, протезные компоненты и дезинфицирующие препараты. Дорогостоящие компоненты, например импланты, подлежат индивидуальному учету с привязкой к конкретному пациенту и отслеживанием гарантийных сроков.
Организация складского учета подразумевает ведение документооборота:
- Накладные требования по форме М-11.
- Карточки складского учета по форме М-17.
- Акты списания материалов.
Приобретение материалов: Дт 10.5 «Материалы» Кт 60 — стоимость, Дт 19 Кт 60 — НДС. Списание в производство: Дт 20 «Основное производство» Кт 10.5. Нормирование расходов ведется в соответствии с утвержденными нормами и учитывает средний расход, который проверяется еженедельным анализом перерасхода и расследованием причин превышения норм с корректировкой нормативов при необходимости. Штрих-кодирование всех позиций и интеграция с медицинской информационной системой значительно ускоряют ведение документации.
Учет медикаментов в стоматологической практике
Нормативная база учета медикаментов в стоматологии включает следующие регулирующие документы:
- Федеральный закон №61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств».
- Приказ Минздрава №403н «Правила хранения лекарственных препаратов».
- СанПиН 2.1.3.2630-10 «Санитарно-эпидемиологические требования».
Организация учета подразумевает классификацию медикаментов на анестетики, антисептики, антибиотики и противовоспалительные препараты. Документооборот состоит из поступления — Дт 10.6 Кт 60 с обязательной проверкой сертификатов, регистрации, маркировки, хранения, списания — Дт 20 Кт 10.6 нормированный расход и контроля. В случае порчи собирается комиссия и составляется акт списания — Дт 94 Кт 10.6.
Для ОСН необходимо учитывать сроки годности препаратов, что можно сделать с помощью программ учета и электронного журнала учета, а также еженедельной проверкой остатков и квартальной инвентаризацией.
Основные сложности ведения бухгалтерского учета в стоматологической клинике
Ведение бухгалтерского учета в стоматологической практике требует глубокого понимания как общих принципов финансового учета, так и специфики конкретной медицинской деятельности:
- Основных отличий разных систем налогообложения.
- Учета специфических операций.
- Учета медицинских и коммерческих услуг
- Особенностей документооборота и проводок.
- Правильного учета медикаментов, материалов и основных средств.
Грамотная организация бухгалтерии стоматологической клиники требует комплексного подхода, но при правильной настройке процессов становится мощным инструментом экономии и контроля. Разработка четких регламентов, автоматизация рутинных операций, регулярный аудит и использование современных технологий позволяют минимизировать типичные проблемы и повысить эффективность клиники.
Статьи на сайте Demokrat носят информационный характер и не являются прямым руководством к действию, эти материалы не заменяют полноценных консультаций по тем или иным вопросам, связанным с работой медицинских учреждений.
